O Arquivo do Semae é dividido entre Arquivo Geral e Arquivo Corrente. O primeiro é responsável por seis mil caixas de documentos, que armazenam em torno de 1.000 páginas cada, num total de seis milhões de páginas. As caixas contêm memorandos, ofícios, mapas, projetos de engenharia e fotografias.
Ao segundo, compete o recebimento e organização de documentos do DRU – Departamento Relações com os Usuários. Tarifas, parcelamentos, solicitação de titularidade, alteração cadastral chegam diariamente ao setor para sua devida analise e procedimento de guarda. No Arquivo Corrente, há 160 mil pastas de cadastro. No total, há sete funcionários no Setor de Arquivo.
O setor de Arquivo do Semae desempenha um papel importante para o funcionamento da rotina administrativa, que é a gestão de documentos responsáveis pela memória da autarquia, atuando no suporte às unidades administrativas e jurídicas do Semae.
Arquivista Caio manipulando as caixas de arquivo
Quem faz o gerenciamento e a parte analítica do Arquivo Geral é o arquivista do Semae, Caio Moreira. Ele explicou que o arquivista é um cargo criado pela Lei Federal n° 6.546/78, tendo a atribuição de criar e desenvolver políticas voltadas desde a produção de documentos até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
O arquivista Caio Moreira ressaltou que as primeiras etapas do trabalho consistiram no diagnóstico do acervo e mapeamento do espaço para localização das caixas no depósito do Arquivo Geral. “No diagnóstico, foi levantado o quantitativo do acervo existente no Arquivo Geral. As atividades de organização da documentação começaram em abril de 2022. Das seis mil caixas, 53% já foram organizadas.”
O processo de organização é composto por diferentes etapas. Primeiro, ocorre a identificação documental e qual a unidade administrativa geradora. Após essa etapa, o documento é higienizado, retirando-se componentes, como clipes, que podem avariar, com o tempo, a qualidade do material a ser arquivado. Concluída a higienização, efetua-se a ordenação, classificação e guarda na caixa-arquivo, sinalizada por meio de espelho padronizado e registrada as informações em planilha, esquematizada como banco de dados. Por fim, a caixa é armazenada no depósito do Arquivo Geral.
Caio destacou que o arquivo guarda documentos e informações desde a criação do Semae, portanto é a memória de tudo que a autarquia realizou nas últimas duas décadas. “Temos como objetivo, no curto prazo, finalizar o projeto de organização da documentação no Arquivo Geral, permitindo que todo esse repositório de informações esteja disponível de maneira facilitada para os servidores. Além disso, estamos atuando na elaboração do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, permitindo que o Semae já tenha os requisitos necessários para aderir a sistemas de documentos digitais.”
No Arquivo Corrente, o chefe de Setor de Arquivo do Semae, Fransérgio Bussoloti, elucidou que foi feita a checagem dos documentos recebidos do DRU com o respectivo número de cadastro. Da verificação, foram geradas nove caixas plásticas pretas, totalizando 360 quilos. O controle dos trabalhos é feito por intermédio de sete planilhas de excel.
“Prestamos apoio à Coordenadoria Jurídica da autarquia. Os materiais armazenados no Arquivo Corrente, quando solicitados, são juntados aos autos dos processos judiciais como prova, gerando respaldo jurídico e diminuindo, nas decisões favoráveis ao Semae, a dívida ativa”, declarou Fransérgio.
Setor de Arquivo Corrente
O diretor Administrativo, Financeiro e de Pessoal do Semae, João Marcelino Ruiz, destacou que um arquivo organizado permite à autarquia manter um registro histórico das suas atividades e decisões. “Isso é crucial para a continuidade dos serviços, para a tomada de decisões informadas e para a manutenção da memória institucional.”
João Marcelino frisou, ainda, que tal estruturação contribui para a otimização dos processos internos. “Com um ambiente organizado, há a redução de duplicações de documentos e a melhoria de eficiência operacional. Gera-se, portanto, economia de tempo e recursos, bem como diminuir o acúmulo desnecessário de papéis.”
O chefe de setor Fransérgio analisando os arquivos do DRU
Plano de classificação e Tabela de Temporalidade
No momento, está em elaboração na autarquia um Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade. Por meio da portaria Semae n°42/23, foi criada a Comissão de Avaliação de Documentos, contendo cinco servidores efetivos. Eles são incumbidos do desenvolvimento das atividades e atuação, de forma permanente, na avaliação da destinação dos documentos. Esse ato constitui o pontapé inicial para a gestão documental assente.
O Plano de Classificação é um instrumento de gestão arquivística que organiza, de forma lógica e hierárquica, os documentos produzidos e recebidos pela autarquia. Ele auxilia a organizar os documentos desde sua criação até sua destinação final, registrando o contexto de produção e as atividades relacionadas.
A partir da constituição do plano, desdobra-se a Tabela de Temporalidade. Ela determina o ciclo de vida dos documentos, estabelecendo prazos para sua manutenção no arquivo, e definindo sua destinação final, seja para preservação permanente ou eliminação. Finalizadas essas etapas, a Comissão Central de Avaliação de Documentos, responsável pela avaliação da Tabela de Temporalidade no âmbito municipal, apreciará os instrumentos de gestão documental elaborados pela autarquia. Estima-se que 20% da documentação poderá ser descartada com a aprovação da Tabela de Temporalidade.
Funcionários do setor de Arquivo
Texto: Tarciso Amorim/Departamento de Comunicação
Imagens: Divulgação/Semae
Publicado dia: 27-12-2023
